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18 noviembre, 2015 by KtoolsAcademy Dejar un comentario

Mejorar la organización de las reuniones con nuevas ideas

Cómo mejorar la organización de las reuniones

Las reuniones son uno de los grandes agujeros negros de la productividad, como ya hemos hablado en otras entradas, es uno de los más temibles vampiros del tiempo, por lo que hemos encontrado dos vídeos sobre cómo mejorar la organización de las reuniones con nuevas ideas.

Quizás estas ideas frescas os puedan ayudar a darles una vuelta a esas reuniones eternas y que no hay forma de acortar o hacerlas más productivas…

Nilofer Merchant: Got a meeting? Take a walk

Hagamos las reuniones paseando, eso es lo que propone Nilofer…mucho más sano y si queremos que la reunión sea corta, con apretar el paso cansaremos a los demás…;-)

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Simplemente, dejemos de llevar a cabo reuniones improductivas, David Grady corta por lo sano… aceptamos reuniones en las que se nos invita sin explicarnos porqué es importante ir, reuniones de temas que sólo nos incumben tangencialmente, pero las aceptamos sin protestar, nos roban tiempo y no hacemos nada.

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3 noviembre, 2015 by KtoolsAcademy Dejar un comentario

Los 5 errores que nos impiden aumentar nuestra productividad

errores que nos impiden aumentar nuestra productividad

Cuando hablamos de aumentar nuestra productividad normalmente nos centramos en lo que debemos hacer bien, en lo que debemos mejorar, pero casi todos cometemos los mismos errores que nos roban tiempo o que nos impiden aumentar nuestra productividad, estos errores que nos impiden aumentar nuestra productividad son muy comunes, en esta entrada intentamos señalarte los 5 errores más comunes, conocerlos te ayudará a evitarlos.

 

  • Multitarea: Intentar hacer varias tareas a la vez normalmente nos lleva a tardar más y cometer errores, es más productivo concentrarnos en una tarea hasta terminarla y pasar a la siguiente.

 

  • No Planificar las tareas teniendo en cuenta nuestro momento más productivo: Debemos conocer cuales son nuestros momentos de máxima productividad y planificar las tareas más importantes en esos momentos, dejando los de menor productividad para las tareas más mecánicas. Tienes mucha más información sobre este tema en esta entrada sobre los ritmos biológicos y la planificación.

 

  • No descansar: El descanso es fundamental para mantenernos productivos por el máximo tiempo posible, no sólo dormir una media de 8 horas al día, sino también realizar descansos cada cierto tiempo cuando estamos trabajando, cada persona debe conocer sus necesidades de descanso y planificarse para incluirlos como una tareas más, mucha más información sobre la planificación de los descansos en esta entrada.

 

  • Recibir muchas interrupciones: Las interrupciones constantes son el error más común y el que más tiempo nos roba, sobre todo porque no perdemos sólo el tiempo de la interrupción, sino que, para volver a retomar el hilo, es decir, para entrar de nuevo en estado de flujo o concentración necesitamos al menos 20 minutos, por lo que cada interrupción significa más tiempo perdido del que imaginamos.

 

  • No controlar a los Vampiros del Tiempo: Estos vampiros del tiempo o ladrones del tiempo son rutinas que aunque no las tengamos en cuenta nos cuestan gran parte de nuestra productividad, son temas como revisar el correo constantemente o planificar mal las reuniones, hablamos mucho más de este tema en la entrada sobre Vampiros del Tiempo.

Estos son sólo algunos de los errores que nos impiden aumentar nuestra productividad, si quieres conocer las mejores formas de evitarlos y cómo mejorar tu productividad inmediatamente implementando rutinas y desarrollando habilidades que te hagan ser más productivo y conseguir así tus objetivos, puedes apuntarte a nuestro curso: Productividad Personal y Gestión del Tiempo.

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2 septiembre, 2015 by KtoolsAcademy Dejar un comentario

Vídeo Contenidos: Curso Productividad Personal y Gestión del Tiempo

Curso Productividad Gestion Tiempo Os compartimos este vídeo con los contenidos del curso que hemos creado sobre Productividad Personal y Gestión del Tiempo.   Inscríbete ahora (oferta lanzamiento) con un descuento del 40%, por sólo 29 Euros!

Lo que conseguirás con este Curso:

Aumenta tu productividad personal planificando por objetivos y gestionando eficazmente tu agenda y tus tareas. Aprende a organizar mejor el trabajo. Aprovecha a fondo el tiempo para lograr tus objetivos reduciendo el estrés laboral.

Gestionar con una visión clara de a donde quieres llegar, marcando objetivos, acciones y tareas encaminados a conseguir esa visión será un cambio radical en tu forma de organizarte.

Aprende a gestionar tu agenda utilizando la plataforma gratuita Google Calendar, gestiona tus tareas con Google Tasks y tu correo de forma eficiente con Gmail. Aprende a gestionar la información con Evernote.

Aprende a tener en cuenta a los vampiros del tiempo y los principios y leyes que afectan a la productividad para organizar mejor tu tiempo de trabajo.

Consigue tus metas aprovechando mejor el tiempo!

Contenido:

Sección 1: Productividad Personal y Gestión del Tiempo
Lección 1 Aprende a sacar partido al tiempo!
Lección 2 Qué vamos a aprender en este Curso!!!!
Lección 3 Productividad personal vs Gestión del tiempo
Lección 4 Consecuencias de no gestionar bien en tiempo: baja productividad, estrés, baja autoestima y nula motivación
   
Sección 2: Gestión por objetivos, ¿Hacia donde vamos?
Lección 5 Gestión por Objetivos para Mejorar tu Productividad
Lección 6 Planificación a futuro, «Nuestra Visión», Cómo queremos estar en 3 años
Lección 7 Objetivos, Acciones y Tareas
   
Sección 3: Organización de la Jornada: Calendario y Tareas
Lección 8 Gestiona tu Agenda con Google Calendar
Lección 9 Gestión de Listas de Tareas
Lección 10 Lo urgente contra lo importante
Lección 11 Google Tasks como gestor de Tareas
   
Sección 4: Gestión del Correo Electrónico y la Información
Lección 12 Pautas de Gestión del Correo electrónico
Lección 13 Gestión del correo electrónico con Gmail
Lección 14 Captura de información con Evernote
   
Sección 5: Preparación y Gestión de Reuniones
Lección 15 Preparación de reuniones: asistentes, tiempo y objetivos
Lección 16 Gestión de Reuniones
   
Sección 6: Los problemas para mejorar
Lección 17 Conseguir un espacio de trabajo adecuado
Lección 18 Aprender a concentrarse
Lección 19 Combatir a los vampiros del tiempo
Lección 20 La excelencia como enemigo de la productividad
   
Sección 7: Principios y Leyes sobre productividad que debemos tener en cuenta
Lección 21 Los ritmos biológicos
Lección 22 Ley de Pareto
Lección 23 Ley de Parkinson
   
Sección 8: Resumen y Conclusiones
Lección 24 Revisar constantemente el Flujo de Trabajo
Lección 25 El perfil profesional del Futuro
Lección 26 Resumen y Pequeños consejos finales para mejorar tu productividad

Tendrás además:

  • Certificado expedido por KtoolsAcademy y Udemy.
  • Actualizaciones constantes cada vez que Prezi implemente nuevas funcionalidades o cambie algún aspecto del programa.
  • Sistema de tutorización constante, para responder todas tus dudas y ayudarte a mejorar tus presentaciones.
  • Garantía de 30 días de reembolso de tu dinero.
  • Acceso de por vida a las lecciones, sin límites.

Más información del Curso Esperamos que os guste y recordad que si estáis interesados podéis suscribiros al curso con un 40% de descuento en el siguiente enlace: Inscríbete ahora (oferta lanzamiento) con un descuento del 40%, por sólo 29 Euros!

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16 junio, 2014 by KtoolsAcademy 2 comentarios

Prioriza, Prioriza!, Priorizar tus tareas

Importante Priorizar¿Cuantas veces hemos terminado el día y al repasar las tareas realizadas comprobamos que hemos sido bastante productivos pero en tareas que no son las más importantes? por ello debes priorizar tus tareas!

Solemos retrasar las tareas que nos suponen más esfuerzo y realizar sin embargo aquellas que percibimos como más cómodas, esta continua procrastinación nos permite engañarnos a nosotros mismos haciéndonos creer que avanzamos porque tachamos tareas realizadas de nuestra lista de pendientes pero sin embargo no avanzamos en los objetivos fundamentales a conseguir.

Para evitar esta situación debemos ¡Priorizar! es decir, cada día, entre las tareas pendientes debe haber al menos una tarea clave, es decir, una de esas tareas que nos hace avanzar hacia el objetivo.

No digo que no debamos hacer esas otras tareas de «mantenimiento» o secundarias, pero no deben ser nuestra meta del día, debemos dejarlas para cuando ya hayamos conseguido realizar la tarea fundamental del día, para momentos de baja productividad como la última hora de la jornada.

No sólo debemos organizarnos en base a listas de tareas, ligadas a su vez a objetivos concretos, sino que entre esas listas de tareas no todas son igual de importantes, debemos priorizar nuestras tareas clave para estar seguros de que avanzamos!

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13 febrero, 2014 by KtoolsAcademy 3 comentarios

Preparación y Gestión de Reuniones

Preparación y Gestión de reunionesCuando hablamos de las actividades que nos hacen perder tiempo y por tanto nos impiden mejorar nuestra productividad, junto a las continuas interrupciones y la ineficaz gestión del correo electrónico, la asistencia a interminables e improductivas reuniones de trabajo es una de las actividades que más problemas nos presentan, por tanto es fundamental que reflexionemos sobre la Preparación y Gestión de Reuniones.

Todos hemos asistido a reuniones de trabajo soporíferas, que se eternizan y en las que sales con la sensación de haber perdido totalmente el tiempo, son reuniones que podríamos habernos ahorrado, que no sólo no han aportado nada a nuestro trabajo, a la consecución de nuestras tareas y objetivos, sino que además nos han retrasado y hecho que perdamos unas horas muy valiosas para nosotros. Sin embargo pocas veces podemos «librarnos» de estas reuniones de trabajo y caemos continuamente en la misma trampa.

Reuniones productivas y sólo las necesarias

¿Qué podemos hacer para tener menos reuniones y sobre todo reuniones más productivas?, básicamente debemos planificar bien las reuniones y ser inflexibles a la hora de gestionarlas.

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Preparación de Reuniones

– ¿Es Imprescindible?: Pregúntate primero ¿la reunión es estrictamente necesaria? ¿no pueden arreglarse los temas a tratar a través del correo electrónico o el teléfono? si no es necesaria, no la hagas, es decir, si la reunión no va a suponer un beneficio evidente para el proyecto evítala!

– Orden del día cerrado: Es necesario que con suficiente antelación todos los asistentes tengan un orden del día cerrado, sólo se hablará de los temas que estén en ese orden del día, cualquier otro tema que surja y se quiera debatir debe ser cortado de raíz con un «ese tema no toca discutirlo hoy, propón una reunión monográfica sobre ello y lo discutimos tranquilamente»

– Elegir bien el día: No plantear reuniones importantes, de las que vayan a salir muchas tareas a realizar, en los días antes de periodos vacacionales o los viernes, ya que implica que las personas no se pondrán a trabajar en las tareas inmediatamente sino mucho después, sin tener frescos los acuerdos tomados.

– Horario cerrado: La reunión debe tener un horario de inicio y final que se debe cumplir escrupulosamente, no se espera a que todos los asistentes lleguen, por respeto a los presentes se comienza a la hora acordada, y se termina a la hora acordada, para asegurar este último punto podemos poner la reunión a última hora, de forma que nadie quiera quedarse discutiendo y se acabe a la hora prevista.

– Utilizar el momento menos productivo: A lo largo de la jornada laboral siempre hay momentos en los que se trabaja menos, normalmente al final de la jornada, pero también puede ser tras el desayuno o tras la comida, aprovecha para colocar las reuniones en ese momento, así no interrumpes las horas de trabajo realmente productivas del personal.

– Tareas y personas asignadas: Piensa previamente que tareas deben asignarse como consecuencia de lo tratado en la reunión y a quién se le va a encomendar cada una de ellas.

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Gestión de reuniones

– Se Implacable: Una vez en la reunión se implacable en cuanto a los temas que se tratan, no permitas que se hable de otros temas, como hemos dicho emplaza al interesado a que solicite una reunión monográfica sobre el tema o que escriba un informe con sus opiniones y soluciones al respecto, esto es infalible, la próxima vez que quiera discutir algo que no está en el orden del día se lo pensará antes.

Esto puede parecer demasiado estricto y dictatorial, pero en las reuniones hay veces en las que hay personas que no están interesadas en los temas a tratar sino que quieren provocar discusiones basadas en sus quejas personales y por no ser inflexibles no los cortamos y perdemos un tiempo precioso en temas que sólo importan a uno o dos de los asistentes.

– Rapidez: Si queremos que la reunión sea muy rápida podemos hacerla sin sillas, es decir, si los asistentes no están cómodos no se tenderá a alargar la reunión, cuando vean que no hay sillas en el lugar de reunión podemos disculparnos con un «no os preocupéis va a ser muy rápido»

– Atajar discusiones reiterativas: Cuando la discusión sobre un punto se encalle y no lleguemos a un consenso, debemos parar la discusión, que ya se habrá hecho reiterativa y se estará dando vueltas a los mismos argumentos y plantear la solución elegida si tenemos capacidad para ello o plantear una votación para elegir la mejor opción entre todos, para poder cerrar el tema y pasar al siguiente punto.

– Tareas Asignadas: No salir de la reunión sin que todo el mundo tenga claras las tareas que le han asignado, repasándolas al final, una reunión que acaba sin  tareas es una pérdida de tiempo.

Las reuniones pueden ser una herramienta que aumente la coordinación y la productividad o un lastre continuo, una pérdida de tiempo inútil, tu decides!

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