Cuando hablamos de las actividades que nos hacen perder tiempo y por tanto nos impiden mejorar nuestra productividad, junto a las continuas interrupciones y la ineficaz gestión del correo electrónico, la asistencia a interminables e improductivas reuniones de trabajo es una de las actividades que más problemas nos presentan, por tanto es fundamental que reflexionemos sobre la Preparación y Gestión de Reuniones.

Todos hemos asistido a reuniones de trabajo soporíferas, que se eternizan y en las que sales con la sensación de haber perdido totalmente el tiempo, son reuniones que podríamos habernos ahorrado, que no sólo no han aportado nada a nuestro trabajo, a la consecución de nuestras tareas y objetivos, sino que además nos han retrasado y hecho que perdamos unas horas muy valiosas para nosotros. Sin embargo pocas veces podemos «librarnos» de estas reuniones de trabajo y caemos continuamente en la misma trampa.

Reuniones productivas y sólo las necesarias

¿Qué podemos hacer para tener menos reuniones y sobre todo reuniones más productivas?, básicamente debemos planificar bien las reuniones y ser inflexibles a la hora de gestionarlas.

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Preparación de Reuniones

– ¿Es Imprescindible?: Pregúntate primero ¿la reunión es estrictamente necesaria? ¿no pueden arreglarse los temas a tratar a través del correo electrónico o el teléfono? si no es necesaria, no la hagas, es decir, si la reunión no va a suponer un beneficio evidente para el proyecto evítala!

– Orden del día cerrado: Es necesario que con suficiente antelación todos los asistentes tengan un orden del día cerrado, sólo se hablará de los temas que estén en ese orden del día, cualquier otro tema que surja y se quiera debatir debe ser cortado de raíz con un «ese tema no toca discutirlo hoy, propón una reunión monográfica sobre ello y lo discutimos tranquilamente»

– Elegir bien el día: No plantear reuniones importantes, de las que vayan a salir muchas tareas a realizar, en los días antes de periodos vacacionales o los viernes, ya que implica que las personas no se pondrán a trabajar en las tareas inmediatamente sino mucho después, sin tener frescos los acuerdos tomados.

– Horario cerrado: La reunión debe tener un horario de inicio y final que se debe cumplir escrupulosamente, no se espera a que todos los asistentes lleguen, por respeto a los presentes se comienza a la hora acordada, y se termina a la hora acordada, para asegurar este último punto podemos poner la reunión a última hora, de forma que nadie quiera quedarse discutiendo y se acabe a la hora prevista.

– Utilizar el momento menos productivo: A lo largo de la jornada laboral siempre hay momentos en los que se trabaja menos, normalmente al final de la jornada, pero también puede ser tras el desayuno o tras la comida, aprovecha para colocar las reuniones en ese momento, así no interrumpes las horas de trabajo realmente productivas del personal.

– Tareas y personas asignadas: Piensa previamente que tareas deben asignarse como consecuencia de lo tratado en la reunión y a quién se le va a encomendar cada una de ellas.

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Gestión de reuniones

– Se Implacable: Una vez en la reunión se implacable en cuanto a los temas que se tratan, no permitas que se hable de otros temas, como hemos dicho emplaza al interesado a que solicite una reunión monográfica sobre el tema o que escriba un informe con sus opiniones y soluciones al respecto, esto es infalible, la próxima vez que quiera discutir algo que no está en el orden del día se lo pensará antes.

Esto puede parecer demasiado estricto y dictatorial, pero en las reuniones hay veces en las que hay personas que no están interesadas en los temas a tratar sino que quieren provocar discusiones basadas en sus quejas personales y por no ser inflexibles no los cortamos y perdemos un tiempo precioso en temas que sólo importan a uno o dos de los asistentes.

– Rapidez: Si queremos que la reunión sea muy rápida podemos hacerla sin sillas, es decir, si los asistentes no están cómodos no se tenderá a alargar la reunión, cuando vean que no hay sillas en el lugar de reunión podemos disculparnos con un «no os preocupéis va a ser muy rápido»

– Atajar discusiones reiterativas: Cuando la discusión sobre un punto se encalle y no lleguemos a un consenso, debemos parar la discusión, que ya se habrá hecho reiterativa y se estará dando vueltas a los mismos argumentos y plantear la solución elegida si tenemos capacidad para ello o plantear una votación para elegir la mejor opción entre todos, para poder cerrar el tema y pasar al siguiente punto.

– Tareas Asignadas: No salir de la reunión sin que todo el mundo tenga claras las tareas que le han asignado, repasándolas al final, una reunión que acaba sin  tareas es una pérdida de tiempo.

Las reuniones pueden ser una herramienta que aumente la coordinación y la productividad o un lastre continuo, una pérdida de tiempo inútil, tu decides!