¿Pasas demasiado tiempo comprobando y leyendo tu buzón de correo electrónico?, ¿estás «enganchado» a tu correo? ¿eso te provoca continuas interrupciones y te impide llevar a cabo las tareas clave del día?

Si has respondido Si, a alguna de las anteriores cuestiones, deberías plantearte, cómo gestionas tu correo, para que vuelva a ser un medio de comunicación útil y te ayude en tu trabajo en lugar de ser un lastre en tu jornada laboral. Estas son las 5 claves fundamentales para gestionar el correo de forma productiva y dejar de ser un «escalvo» del email.

• No tengas el correo abierto de forma continua, no lo consultes cada 5 minutos, el mail es un medio de comunicación asíncrono, si estamos constantemente leyendo y respondiendo correos, nuestra jornada laboral se irá en esa única tarea, dejando de lado las cuestiones importantes, por lo que nuestra productividad será realmente baja. No pasa nada por responder un correo pasadas unas horas o al día siguiente, si el tema es realmente importante no se debería haber utilizado el mail como medio de comunicación. Responder en un plazo de 24 horas laborales es aceptable, no has tardado mucho pero tampoco creas expectativas imposibles de cumplir, como cuando te esfuerzas por responder a los correos inmediatamente, dejando de lado tareas más importantes.
• Lee y gestiona el correo en el momento de la jornada en el que la productividad sea menor, cerca del final de la jornada por ejemplo, de forma que puedas realizar esta tarea, que normalmente no requiere mucha concentración, aprovechando esos momentos poco productivos, no los más productivos, como al comienzo de la jornada. Si tu trabajo requiere que leas los correos a primera hora, céntrate en los mails importantes en esa revisión y deja el resto para luego.
• Elimina los mensajes leídos de la bandeja de entrada, así evitarás leer los mismo correos varias veces y tu bandeja de entrada estará limpia, los mensajes que requieran una acción o que contestarás en otro momento es mejor enviarlos a una carpeta de gestión tipo «Pendientes».
• Utiliza carpetas para gestionar el correo que deseas conservar y sobre todo para gestionar los correos pendientes, aunque el número de carpetas debe ser el mínimo posible, para así no perder tiempo en decidir a que carpeta debe ir cada correo. No te preocupes porque las carpetas sean muy generales, a la hora de buscar, las plataformas de correo tienen potentes buscadores que nos facilitarán encontrar el mensaje que buscamos, no hace falta un gran sistema de clasificación.
• Utiliza con precaución el correo electrónico, antes de enviar un mail, piensa si es necesario, procura no enviar correos si no aportan nada a la comunicación, que el correo no se convierta en un chat con continuos envíos y respuestas. Ni demasiado largos o sobre temas difíciles de explicar por escrito. En esos casos es mejor y más efectivo una llamada telefónica que 20 correos aclaratorios.

Y por último, aunque demasiado evidente para estar entre las 5 claves….intenta disminuir el número de correos que recibes, evita el spam utilizando una plataforma con gestión antispam, date de baja en servicios y listas de distribución que no te aporten algo importante y sobre todo! no continúes cadenas de mail que sólo hacen que perdamos el tiempo. Esperamos que estas recomendaciones os sean de utilidad y mejoren vuestra productividad personal! …